La nouvelle bureautique au service de la performance touristique

Épisode 42

Dans cet épisode d’Explore Grand Est Académie, nous explorons une transformation silencieuse mais profonde : l’arrivée du No Code et des nouveaux outils de bureautique dans le quotidien des professionnels du tourisme. Une révolution qui ne concerne pas seulement la technologie, mais bien notre manière de travailler, de collaborer et d’organiser nos tâches.

Pour décrypter cette nouvelle approche, nous recevons Erwan Kezzar, président et cofondateur de Contournement, spécialiste de la formation aux outils No Code et à l’IA.

Transcription

Jean-Baptiste : Imaginez que la gestion de vos tâches quotidiennes devienne non seulement plus rapide et plus intuitive, mais aussi moins stressante. Vous pourriez enfin vous concentrer sur l’essentiel : le développement de votre activité touristique.

Aujourd’hui, nous plongeons dans l’univers du no-code. Le no-code, c’est une révolution qui transforme la manière dont nous travaillons dans le secteur du tourisme. Et ce concept ne se limite pas seulement à de nouveaux outils numériques, il représente une nouvelle approche de la bureautique, une façon innovante d’optimiser et de digitaliser nos processus. Pour nous guider, nous avons le plaisir d’accueillir Erwan Kezzar, président et co-fondateur de Contournement. Il accompagne les individus et les équipes à travailler plus efficacement en les formant aux outils no-code et à l’IA. Erwan va nous partager ses réflexions sur l’impact de ces outils dans le secteur du tourisme, comment les intégrer efficacement dans notre quotidien et les meilleures pratiques à adopter pour maximiser notre efficacité. Erwan, bonjour. Pour commencer, on a besoin de comprendre que tu nous expliques ce mot que j’ai utilisé plusieurs fois : qu’est-ce que le no-code ?

Erwan : Le no-code, comme son nom l’indique, pas de code, ça veut dire pas de codes informatiques. Ce sont des solutions visuelles, intuitives, qui permettent à toutes et tous de créer ses propres solutions numériques, de créer des sites web, des applications, d’automatiser des processus pour que la machine fasse votre travail plutôt que vous fassiez le travail de la machine, et pour créer de véritables solutions métiers de bout en bout, personnalisées à sa main. Et ce, sans avoir de compétences informatiques. C’est ça qui est intéressant avec le no-code.

Jean-Baptiste : J’ai l’impression que le plus étonnant, si on devait résumer, c’est qu’on peut créer un site Internet sans avoir à écrire la moindre ligne de code. Exactement. Alors concrètement, comment ça marche ?

Erwan : Il faut imaginer que vous êtes devant un écran où il y a des choses visuelles qui vous permettent, par exemple, de dire : ici, je veux une image, ici, je veux un texte, ici je veux un bouton. Donc ce sont des interfaces en général assez sympas à utiliser, parce qu’elles sont assez colorées et tout ça, et il y a du langage humain qui vous parle, et non pas du code.

Jean-Baptiste : J’ai parlé de révolution et en fait des entreprises sont en train de changer complètement leurs habitudes de bureautique et de laisser, d’abandonner Word et Excel pour des outils no-code.

Erwan : Pour faire simple, déjà, les outils no-code offrent des interfaces plus intuitives, plus modernes que les outils traditionnels comme Word et Excel, et je dirais qu’ils sont plus logiques. Ils sont plus adaptés à gérer de l’information de manière puissante et avancée, même pour des non-informaticiens. Et je dirais aussi qu’ils ont une grande flexibilité. Ils permettent de couvrir tout un tas de cas d’usage dont on peut avoir besoin au quotidien. Ils ne servent pas juste à faire de la compta ou de la gestion de contacts ou autre. On peut créer un petit peu tout outil, quels qu’ils soient, quand on en a besoin, de manière agnostique. C’est-à-dire que ce n’est pas spécialisé sur un seul usage. Et ce qui est aussi très important, c’est qu’ils permettent une meilleure collaboration que tout un tas d’outils que je qualifierais de plus traditionnels, d’anciennes générations, parce qu’on centralise les données au même endroit, tout le monde y accède en ligne et on peut travailler dessus sans avoir à s’envoyer des versions, à s’envoyer un mail en disant : « Ah, j’ai complété tel truc ». Là, c’est vraiment optimisé pour ça. Nous, en tout cas, on constate qu’il y a de plus en plus d’entreprises qui vont commencer à arrêter d’utiliser Word à tout bout de champ pour utiliser Notion, Notion qui permet littéralement de se créer des espaces collaboratifs qu’on personnalise soi-même selon son besoin. Qui vont parfois remplacer Excel par Airtable, parce qu’Airtable, c’est fait pour gérer de la donnée et pour organiser ces données.

Jean-Baptiste : Alors, un exemple peut-être ?

Erwan : Imaginons qu’on soit dans un office de tourisme qui souhaite organiser une nouvelle visite guidée sur une nouvelle thématique. Bah, avec Notion, vous pouvez créer une page dédiée sur laquelle tous les guides peuvent venir, par exemple, remplir leur profil. Par exemple, imaginons qu’il y ait des horaires qu’ils proposent. Il va le compléter à un endroit. Mais moi, de mon côté, je peux centraliser tous les horaires et puis trier, grouper en fonction de qui est disponible à quelle heure, dans quelle ville. Et lui, par contre, le guide ne verra que les infos qu’il a remplies. C’est-à-dire que chacun voit midi à sa porte, en quelque sorte. Tout le monde n’a pas besoin de voir tout et de chercher l’information. Par contre, moi, si j’ai besoin de chercher une information dans Notion, je vais juste faire un petit raccourci et je suis à une recherche de tout, à un clic de tout, si je m’organise bien.

Jean-Baptiste : Alors, on le voit, c’est un changement de méthode de travail. On pourrait parler de digitalisation. Est-ce que tu peux nous expliquer, toi, ce que tu entends par digitalisation et surtout les bénéfices qu’on peut en attendre ?

Erwan : On peut dire que la digitalisation, ça consiste à transformer des processus manuels en versions numériques. On évite aussi des erreurs et on gagne du temps en faisant ça. Et on fluidifie souvent les processus de collaboration, c’est-à-dire qu’au lieu d’avoir à tout temps me poser la question : qu’est-ce que je dois faire à quel moment du process, c’est digitalisé, donc c’est géré pour moi. Une manière très concrète de quantifier les gains de la digitalisation, c’est de calculer si une tâche me prend tant de temps, tant de fois par semaine, fois personne, combien ça m’aura pris. Par exemple, une tâche que je fais trois fois par jour, qui me prend dix minutes à chaque fois, ça fait que j’y passe deux heures et demie par semaine. Et à la fin de l’année, ça représente 130 heures, soit 16 jours de travail, voire plus. Donc ça, ce sont des tâches à faible valeur ajoutée, chronophages, répétitives, auxquelles il faut faire la chasse. Il faut vraiment chasser les inefficiences. Et on a la chance, du coup, avec les outils de no-code d’aujourd’hui, de pouvoir, dans pas mal de cas, résoudre nous-mêmes ces inefficiences, même si on n’est pas informaticien de métier. C’est ça tout l’intérêt.

Jean-Baptiste : J’aimerais que tu nous donnes un cas d’usage, peut-être, que tu as en tête dans le tourisme ou l’événementiel, d’une digitalisation réussie.

Erwan : L’exemple que j’aime bien, c’est les Francofolies, le festival des Francofolies à La Rochelle. Derrière ce festival, il y a quinze personnes qui gèrent du marketing, de la logistique, de l’événementiel, de l’accompagnement des artistes, etc. Il y a une seule personne qui est informaticienne de métier sur l’équipe. L’équipe des Francofolies les a formés sur Airtable, sur la digitalisation de processus. Et en deux jours, ils ont déjà commencé à mettre des petites solutions en place. Et il y a un cas en particulier que je trouve intéressant, c’est qu’ils sont certifiés ISO 20121. Donc c’est une certification qui atteste de leur engagement éco-responsable. Et au départ, la collecte d’infos, ils le faisaient avec des e-mails, avec des copier-coller, avec des PDF, et c’était vraiment pas pratique, voire chaotique dans certains cas. Et grâce à Airtable, ils ont réussi à créer du coup des formulaires où les membres de l’équipe venaient remplir eux-mêmes les infos de manière structurée. C’est-à-dire que les infos allaient au bon endroit et qu’ils avaient toujours le même type, la même nature. Donc c’était beaucoup plus facile à gérer. Et ces données, une fois qu’elles sont enregistrées dans une base de données, de manière centralisée, on peut générer des rapports beaucoup plus facilement. On peut aussi beaucoup plus facilement automatiser, par exemple, des relances si telle ou telle case est vide pour la personne qui l’a remplie, etc. C’est important de rapidement tester. Et là, par exemple, ils ont commencé petit sur ce cas-là. Ils ont amélioré au fur et à mesure. Si on veut tout de suite faire quelque chose de trop gros en no-code, c’est comme avec n’importe quel outil : on se mesure à trop gros. Il faut d’abord faire des petites choses efficaces qui fonctionnent, dans le sens où le no-code, ce n’est pas facile. C’est accessible, mais ce n’est pas facile. Et je le précise parce que quand même on entend beaucoup parfois que c’est une solution magique. Non, il faut quand même un peu s’y former et construire les choses petit à petit, comme je viens de le dire.

Jean-Baptiste : Donc, si je comprends bien, il ne faut pas forcément avoir envie de tout digitaliser partout. Mais alors, du coup, ça veut dire qu’il faut une méthode, il faut réfléchir à la manière et aux tâches qu’on a envie de digitaliser. Comment on fait ça méthodiquement ?

Erwan : La méthode, nous, qu’on recommande en amont, c’est de cartographier ses process simplement et pragmatiquement : papier, stylo, qui fait quoi à tel moment, puis derrière, quelle action il y a, l’info doit aller à quelle personne. Quand les gens se penchent dessus, c’est assez simple au final. Le tout, c’est de prendre le temps de le faire. Et à partir de là, quantifier qu’est-ce qui prend le plus de temps et quelles sont les tâches qui sont le plus optimisables en no-code. Parce que parfois, il va y avoir des tâches qui vont faire gagner énormément de temps, qui sont facilement optimisables en no-code. Et parfois, on ne sait pas pourquoi, mais l’esprit humain fait qu’on va se prendre la tête pendant des heures sur un tout petit morceau du process qui, au final, ne prend pas tant de temps que ça, mais qui prendrait beaucoup de temps à digitaliser.

Jean-Baptiste : Alors si je résume, il faut commencer déjà par connaître toutes les tâches qu’on fait, et ensuite il faut arriver à évaluer pour chacune d’elles s’il y a un intérêt à l’automatiser. C’est ça ? Et comment tu fais alors ?

Erwan : On a fait une liste, par exemple, de symptômes d’optimisabilité, chez Contournement. Donc des symptômes qui montrent que telle ou telle tâche est certainement optimisable ou digitalisable en no-code. Par exemple, quand on effectue une veille d’information manuellement, la transmission d’infos, il y a certainement quelque chose à optimiser. Quand on confie une tâche à faible valeur ajoutée à un stagiaire, c’est aussi très souvent mauvais signe. Un dernier : quand les informations doivent être saisies plusieurs fois, à plusieurs endroits. Alors là, c’est certainement quelque chose à faire en no-code. L’un des principes en no-code, c’est une seule source de vérité. Quand je mets une info à un endroit, je ne dois jamais la ressaisir. Logiquement, elle doit changer d’état, elle va changer d’endroit où on la consulte, mais je dois limiter les ressaisies au minimum. Parce qu’en plus, quand je ressaisis une information à plusieurs endroits, ça augmente le risque d’erreur.

Jean-Baptiste : Est-ce que tu auras un exemple vraiment typique du monde du tourisme qui illustre un peu tout ça ?

Erwan : Imaginons un hôtelier qui a, d’un côté, son système de réservation où les gens viennent réserver des séjours. Donc il a plein d’informations dans le système d’information. Il a l’e-mail, il a le prénom, le nom, mais il a aussi : est-ce que c’est un voyage pro ou perso, combien de personnes il y avait, etc. La date aussi. Par ailleurs, cet hôtelier, il a envie d’envoyer des questionnaires de satisfaction sur mesure, personnalisés, avec les questions qu’il veut, aux personnes qui sont venues chez lui. Mais il ne pose pas les mêmes questions aux pros et aux persos, enfin aux gens qui sont venus à titre pro ou à titre perso. Mais là, le fait de digitaliser, je vais, par exemple, avoir mon logiciel de réservation, je vais l’interconnecter, donc via Zapier ou un outil d’automatisation, à une base de données où je vais centraliser toutes mes infos. Et dans cette base de données, là, je vais dire : telle, telle personne, par exemple, je dois l’abonner à la newsletter. Donc là, vous voyez que l’outil newsletter est interconnectable aussi avec le no-code. Et pour les questionnaires de satisfaction, donc cette base de données centrale, imaginons qu’elle soit sur Airtable, je vais créer des formulaires de satisfaction. Pour créer des formulaires, c’est hyper simple sur Airtable. Et automatiser, du coup, le fait d’envoyer le formulaire au bout de tant de temps, puis de temps en temps, par exemple à trois mois ou à six mois post-visite. Et en fonction de si c’est un pro ou un particulier, je ne vais pas lui envoyer le même formulaire.

Jean-Baptiste : C’est très clair. Merci beaucoup, Erwan. Je retiens les bonnes pratiques :

1. Je teste et j’expérimente les outils pour mieux comprendre leur fonctionnement.
2. Je cartographie les processus afin d’identifier les opportunités d’optimisation dans mon activité.
3. J’adopte une approche pragmatique. Je construis progressivement mes solutions en ajoutant des éléments par petites étapes, ce qui me permet de gagner du temps jusqu’à plusieurs heures par semaine sans me précipiter dans des changements trop radicaux, et cette agilité est essentielle pour réussir.

Pour conclure, les outils modernes de bureautique comme Notion et Airtable ne sont pas seulement des alternatives à Excel ou à Word. Ils ouvrent la voie à une nouvelle manière de travailler qui est plus collaborative, plus efficace, et surtout plus adaptée aux besoins actuels des professionnels du tourisme. Dans un prochain épisode, nous aborderons l’automatisation des processus et nous verrons comment l’intelligence artificielle peut enrichir ces outils.

Voix off : « C’était Adoptez les bonnes pratiques, un podcast de l’Agence régionale du Tourisme Grand Est.
Rendez-vous dans quinze jours pour un nouvel épisode. »

Un podcast de l’Agence Régionale de Tourisme du Grand Est, produit avec

Un projet déployé avec le soutien de la Région Grand Est.
Explore Grand Est Académie fait l’objet d’un financement FEDER.

Lien utile :

• Formation no-code Initiation en ligne gratuite : no-code & IA